Na wstępie warto zaznaczyć, że organ administracji publicznej powinien prowadzić
postępowanie w sposób zapewniający stronom równy dostęp do informacji. Postępowanie
powinno być prowadzone zgodnie z zasadą tzw. prawdy obiektywnej, co oznacza, że organ
powinien zbierać wszystkie niezbędne dowody, uwzględniając stanowiska wszystkich stron.
W trakcie postępowania organ administracji publicznej ma obowiązek zapewnić stronom
dostęp do akt sprawy oraz umożliwić zapoznanie się z dokumentami, które mogą mieć wpływ
na wynik postępowania. Stronom przysługuje również prawo do udziału w czynnościach
dowodowych oraz do wypowiedzi przed organem. Organ ma obowiązek prowadzenia
postępowania zapewniając jego szybkość i celowość, ale także zgodność z prawem oraz w
sposób budzący zaufanie do organów administracji publicznej.
Zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego organy administracji
publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Załatwienie sprawy
wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu
miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od
dnia wszczęcia postępowania. Jeśli organ administracji publicznej nie rozpatrzył sprawy w
terminie, strona postępowania może złożyć wniosek o ponaglenie. Ponaglenie wnosi się do
organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie albo do
organu prowadzącego postępowanie – jeżeli nie ma organu wyższego stopnia. Prawo do
wniesienia ponaglenia przysługuje w przypadku bezczynności organu lub przewlekłego
prowadzenia postępowania. Bezczynność to sytuacja, gdy organ administracji publicznej nie
podejmuje działań w sprawie, pomimo że powinien to zrobić. Oznacza to brak podjęcia
jakiejkolwiek czynności w zakresie prowadzonego postępowania, co uniemożliwia dalsze
jego prowadzenie lub skuteczne zakończenie. Przykładem bezczynności może być sytuacja,
gdy organ nie podejmuje działań w celu ustalenia stanu faktycznego lub nie przeprowadza
czynności dowodowych. Przewlekłość natomiast oznacza opóźnienie w prowadzeniu
postępowania przez organ administracji publicznej. W tym przypadku organ podejmuje
działania, jednak prowadzenie postępowania trwa dłużej niż to jest niezbędne.
Warto jednak zaznaczyć, że w niektórych przypadkach przepisy szczególne, mogą
przewidywać dłuższe terminy na rozpatrzenie sprawy. Powyżej została opisana procedura na
gruncie Kodeksu postępowania administracyjnego.
