Opóźnienie w wypłacie pensji to sytuacja stresująca dla pracownika. Każdy oczekuje wypłaty wynagrodzenia za wykonaną pracę w umówionym terminie. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy (art. 85 i 86) terminowa wypłata wynagrodzenia to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Wynagrodzenie musi być wypłacane co najmniej raz w miesiącu, termin wypłaty powinien być stały i z góry określony – np. 10. dzień miesiąca, a wynagrodzenie należy wypłacić z dołu, czyli po przepracowanym miesiącu, z tym zastrzeżeniem, że jeśli dzień wypłaty przypada w dzień wolny od pracy (np. sobotę czy święto), pracodawca musi wypłacić pensję najpóźniej w dniu poprzedzającym. Od 2019 roku, zgodnie z nowymi zasadami pracodawca ma obowiązek wypłacać wynagrodzenie przelewem na konto, chyba że pracownik złoży wniosek o wypłatę w gotówce (do rąk własnych).
Zwłoka pracodawcy w zapłacie wynagrodzenia skutkuje licznymi konsekwencjami. Prawo nie dopuszcza „przesuwania” terminu wypłaty według uznania pracodawcy. Jeśli umowa określa, że pensja ma być do 10. dnia miesiąca, pracodawca musi tego dotrzymać. Nieterminowa wypłata stanowi naruszenie podstawowych obowiązków pracodawcy, może być traktowana jako ciężkie naruszenie prawa pracy, a pracownik ma prawo żądać odsetek ustawowych za każdy dzień opóźnienia. W orzecznictwie sądowym przyjmuje się, że uporczywe lub powtarzające się opóźnienia mogą stanowić ciężkie naruszenie obowiązków wobec pracownika (co może uzasadniać rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia przez pracownika na podstawie art. 55 § 1¹ KP).
Jeżeli pracodawca spóźnia się z wypłatą przepisy prawa pracy dają pracownikowi kilka narzędzi do działania: od polubownych, po bardziej formalne. W pierwszej kolejności należy ustalić z pracodawcą przyczynę zwłoki i datę wypłaty, jeśli wynagrodzenie nadal nie zostanie wypłacone, pracownik może złożyć pisemne wezwanie do zapłaty, w którym wskaże kwotę zaległości, termin płatności oraz informację, że w razie braku wypłaty zgłosi sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy lub sądu. PIP ma prawo przeprowadzić kontrolę i skierować wniosek o ukaranie nakładając na pracodawcę karę grzywny za nieterminowe wypłacanie pensji (od 1 000 zł do nawet 30 000 zł). Jeśli wezwanie pozostanie bezskuteczne, pracodawca nadal nie wypłaca wynagrodzenia, pracownik może złożyć pozew do sądu pracy. Sąd może zasądzić nie tylko należne wynagrodzenie, ale także odsetki i koszty procesu. Pracownik ma prawo domagać się odsetek ustawowych za każdy dzień zwłoki, odsetki należą się automatycznie, nawet jeśli pracodawca tłumaczy opóźnienie problemami finansowymi. Co istotne – nawet jednodniowe spóźnienie daje podstawę do naliczenia odsetek za opóźnienie w wypłacie wynagrodzenia. Każda zwłoka pracodawcy powinna zostać udokumentowana np. w formie potwierdzenia przelewu, korespondencji z pracodawcą, pisemnego wezwania do zapłaty z potwierdzeniem wysyłki i odbiorem. Zebranie tych dowodów ułatwi późniejsze dochodzenie należności w sądzie.